Privacy Statement

Ploum Privacyverklaring voor sollicitanten: wat wij doen met de persoonsgegevens van onze sollicitanten

Deze privacyverklaring is bedoeld om sollicitanten te informeren over de wijze waarop Ploum de gegevens van sollicitanten verzamelt en verwerkt en is van toepassing op alle werving- en selectieprocedures bij Ploum.

Wanneer u solliciteert via de website (Ploum), per brief en/of per e-mail verzamelen wij uw persoonsgegevens. Ploum houdt zich daarbij aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”). Wij verwerken de gegevens die u zelf aan ons verstrekt, maar wij kunnen –als dat noodzakelijk is voor de betreffende functie- ook bepaalde screenings doen (zoals screening van uw openbare social media-profielen). Verder kunnen wij de persoonsgegevens in assessmentrapportages verwerken. Dat doen wij alleen met uw voorafgaande toestemming. Het doel van al deze verwerkingen is het kunnen werven van goed gekwalificeerd personeel voor onze organisatie.

In deze privacyverklaring geven wij antwoord op de volgende vragen

Wij gebruiken de volgende persoonsgegevens van sollicitanten. De meeste daarvan verstrekt u zelf aan ons:

  • Contactinformatie (zoals naam, adres, telefoonnummers, e-mailadressen;
  • Persoonlijke informatie (zoals geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit);
  • Gegevens over uw opleiding (zoals diploma`s, cijferlijsten, opleidingsniveau en resultaten van door u gemaakte assessments);
  • Sollicitatiebrief, CV (arbeidsgeschiedenis), aanbevelingsbrieven, referenties;
  • Gegevens uit screening van zakelijke en/of persoonlijke online profielen (bijv. LinkedIn, Facebook, Twitter);
  • Foto`s.

Wij verwerken uw gegevens voor de volgende doeleinden:

  • Werving en selectie;
  • Het doorgeven van informatie aan de betreffende sollicitant over andere vacatures waarvoor de sollicitant in aanmerking zou kunnen komen;
  • De beoordeling van uw geschiktheid voor een functie die vrij komt of kan komen;
  • Interne controle en bedrijfsbeveiliging.

Het gebruik van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor het behartigen van het gerechtvaardigd belang van Ploum. Dat gerechtvaardigd belang is het belang van Ploum om zo goed mogelijk personeel te werven en daarbij goed personeelsbeleid te kunnen voeren. In uitzonderingsgevallen mogen wij uw gegevens verwerken om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust, bijvoorbeeld als wij gegevens op verzoek van bevoegde autoriteiten verstrekken. In sommige gevallen mogen wij uw gegevens alleen verwerken als u daarvoor toestemming hebt gegeven. Dat doen wij alleen als u die toestemming in vrije wil heeft gegeven. U kunt die toestemming op ieder moment weer intrekken.

Wij bewaren deze gegevens maximaal 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure, tenzij u toestemming geeft om de gegevens langer te bewaren waarna wij uw gegevens maximaal één jaar bewaren, voor het geval een passende functie binnen één jaar vrijkomt, tenzij wij op grond van een wettelijke regeling uw gegevens langer moeten bewaren of als langer bewaren echt nodig is voor het uitvoeren van onze activiteiten. Nadat de periode waarin de gegevens van de sollicitant worden bewaard is verstreken, worden deze volledig uit het systeem van Ploum verwijderd. Indien de sollicitant wenst dat de gegevens eerder worden verwijderd, dan dient er een bericht te worden verstuurd aan HRM@Ploum.nl.

De verstrekken van de persoonsgegevens is verplicht als u wilt dat wij uw sollicitatie in behandeling nemen. Zonder deze gegevens kunnen wij uw sollicitatie niet in
behandeling nemen. Dat geldt niet voor de verwerking van de inhoud van assessmentsrapporten; de verwerking daarvan is niet verplicht en laten wij achterwege als u daar geen toestemming voor geeft.

Een onderdeel van de werving- en selectieprocedure bij Ploum is het afnemen van een assessment. Dit geldt niet voor ondersteunende functies zoals secretaresses en stafmedewerkers. Voor stafmanagers geldt dit wel.
Ploum deelt uw persoonsgegevens enkel met ons assessmentbureau indien u na de selectiegesprekken wordt uitgenodigd voor het maken van een capaciteitentest en/of ander assessment. De uitkomst van een capaciteitentest en/of ander assessment wordt -alleen met uw toestemming- door het assessmentbureau gedeeld met de medewerkers van Ploum die de gegevens nodig hebben om de wervings- en selectieprocedure uit te voeren.

Indien u geen toestemming geeft voor het doorsturen van de uitkomst van een capaciteitentest en/of ander assessment door het assessmentbureau aan Ploum dan heeft dit echter geen negatieve gevolgen voor het verloop van de sollicitatieprocedure.

Ploum, gevestigd aan de Blaak 28 (3011 TA) te Rotterdam, is de verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Voor vragen kunt u contact opnemen met de afdeling HR via: HRM@Ploum.nl.

  •  Alleen medewerkers van Ploum die uw persoonsgegevens nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren, hebben rechtstreekse toegang tot uw gegevens in de systemen van Ploum (zoals HR-medewerkers en medewerkers die betrokken zijn bij de selectieprocedure).
  • Wij verstrekken uw persoonsgegevens alleen aan derden als dat nodig is in verband met het uitvoeren van een assessment of een screening.
  • Ploum heeft met alle partijen aan wie zij uw persoonsgegevens verstrekt, afspraken gemaakt zodat er voldoende waarborgen zijn voor de zorgvuldige verwerking van uw persoonsgegevens, in overeenstemming met de wet en het interne privacybeleid van Ploum en deze Ploum Privacyverklaring.
  • Als wij derden ook toegang geven tot uw gegevens, doen wij dat alleen als wij zeker weten dat die derde de gegevens alleen gebruikt op een manier en voor een doel dat verwant is aan het doel waarvoor de gegevens hebben verkregen, en alleen in overeenstemming met deze Ploum Privacyverklaring. Verder gelden er altijd de op grond van de wet vereiste geheimhoudingsverplichtingen en beveiligingsmaatregelen om te voorkomen dat uw persoonsgegevens zomaar bekend worden bij andere partijen.
  • In sommige gevallen moeten wij op grond van een wettelijke verplichting ook gegevens verstrekken aan derden, zoals justitie. Daarbij kijken wij altijd hoe wij uw recht op privacy zoveel mogelijk kunnen respecteren.
  • Als wij uw gegevens willen doorgeven buiten Europa, bijvoorbeeld omdat een datacenter of onze leverancier daar is gevestigd, doen wij dit alleen onder de voorwaarden die de wet daaraan stelt, bijvoorbeeld door middel van een contract waarop de EU Model Clauses van toepassing zijn.
  • Voor meer informatie over deze leverancier kunt u contact met ons opnemen via: HRM@Ploum.nl.
  • Wij nemen alle redelijke, passende beveiligingsmaatregelen om sollicitanten te beschermen tegen onrechtmatige toegang of wijziging, openbaarmaking of vernietiging van persoonsgegevens. Wij voldoen daarbij aan de geldende beveiligingsstandaarden.
  • Als ondanks de beveiligingsmaatregelen, er toch sprake is van een beveiligingsincident dat waarschijnlijk nadelige gevolgen heeft voor uw privacy, zullen wij u zo snel mogelijk informeren over het incident. Wij informeren u dan ook over de maatregelen die wij hebben genomen om de gevolgen te beperken en herhaling in de toekomst te voorkomen.
  • U kunt bezwaar maken tegen gebruik van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld als u van mening bent dat het gebruik van uw persoonsgegevens niet noodzakelijk is voor de uitvoering van onze activiteiten of het voldoen aan een wettelijke verplichting.
  • U hebt recht op inzage van uw persoonsgegevens. Dit houdt in dat u kunt opvragen welke persoonsgegevens er van u zijn geregistreerd en voor welke doeleinden die gegevens worden gebruikt.
  • Als u vindt dat wij onjuiste persoonsgegevens over u hebben, dan kunt u deze persoonsgegevens laten corrigeren. U kunt ons ook vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, ook voor de termijn die wij nodig hebben om uw verzoeken of bezwaren te beoordelen.
  • U kunt ons ook vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen uit onze systemen.
  • U kunt ons ook vragen om te zorgen dat uw persoonsgegevens aan een andere partij worden overgedragen.
  • Wij zullen aan uw verzoek voldoen, tenzij wij een dwingend, gerechtvaardigd belang hebben om de gegevens niet te verwijderen, dat zwaarder weegt dan uw privacybelang. Als wij de gegevens hebben verwijderd, kunnen wij om technische redenen niet alle kopieën van de gegevens onmiddellijk uit onze systemen en back-upsystemen verwijderen. Wij kunnen weigeren te voldoen aan de hiervoor genoemde verzoeken als deze onredelijk vaak worden gedaan, onredelijk zware technische inspanningen vergen of onredelijk zware technische gevolgen hebben voor onze systemen of de privacy van anderen in gevaar brengt.
  • U kunt de hiervoor genoemde verzoeken doen of het genoemde bezwaar maken door een brief te sturen, voorzien van uw naam, adres, telefoonnummer en een kopie van een geldig legitimatiebewijs aan Ploum of HRM@Ploum.nl. Vergeet u niet om uw BSN op de kopie van het identiteitsbewijs onleesbaar te maken, voordat u deze meestuurt. U krijgt binnen een maand antwoord.
  • U kunt ook een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens indienen. Dat kan bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Vragen over onze vacatures?

Kim van Beest

Senior medewerker HR / Recruiter